엑셀 함수 기초 (1)

굳이 엑셀을 써야 하나?

<목차>

1. 엑셀 함수란
2. 함수를 이용해 할 수 있는 방법들
3. 주용 사용하는 함수이름과 뜻
4. 함수를 섞어서 유용하게 쓸 수 있는 예시

 

단순한 덧셈과 뺄셈을 하는 건 암기로도 가능하고, 계산기를 이용해 계산할 수 있다. 하지만 10개 이상의 숫자나 복잡한 연산을 할 경우엔 아무리 똑똑한 사람도 실수할 수 있다.(게다가 속도도 느리다) 빨리빨리의 시대에 엑셀로 1시간 걸릴 일을 5분도 안돼서 끝낼 수 있다. 업무 외 일상생활에 계산할 일이 얼마나 있나 싶지만 한번 알고 나면 '여기서도 함수를 쓴다고?'라는 생각이 들 것이다.

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1. 엑셀 함수란

엑셀 함수란, 엑셀에서 반복적이고 복잡한 계산을 빠르고 정확하게 처리하기 위해 미리 정해진 수식이다. 예를 들어 숫자를 더하거나 평균을 구하거나 조건에 따라 값을 계산하는 등의 작업을 손쉽게 할 수 있다. 함수는 보통 =함수이름(인수)의 형태로 사용하며, 인수는 함수에 입력하는 값이나 셀의 범위이다.

엑셀을 막 시작한 사람들에게 함수는 다소 어렵게 느껴질 수 있지만, 기본적인 함수만 익혀도 업무의 효율이 크게 향상된다. 수기로 계산하던 복잡한 수식도 한 줄의 함수로 정리할 수 있으며, 대량의 데이터를 분석하거나 정리할 때 없어서는 안 될 기능이다.

엑셀 함수는 데이터 계산과 정리에 있어 가장 핵심적인 도구 중 하나다. 처음엔 복잡하게 느껴질 수 있지만, 자주 사용하는 함수부터 차근차근 익히고, 응용 예제를 통해 실습해보면 금방 익숙해질 수 있다. 함수에 익숙해지면 단순 반복 작업은 물론, 실수 없이 데이터를 정확하게 분석할 수 있어 업무 효율이 눈에 띄게 향상된다.

 

2. 함수를 이용해 할 수 있는 방법들

엑셀 함수는 단순한 덧셈에서부터 복잡한 조건부 계산, 날짜/시간 계산, 텍스트 처리, 논리 연산, 통계 분석 등 다양한 작업에 활용할 수 있다.

• 기초 계산 처리: 덧셈, 뺄셈, 평균 구하기 등 숫자 계산을 자동화할 수 있다.
• 조건부 계산: 특정 조건을 만족하는 셀만 계산하거나, 조건에 따라 다른 값을 출력하게 만들 수 있다.
• 데이터 정리: 텍스트를 자르거나 붙이기, 특정 문자를 추출하는 등 텍스트 데이터를 정리할 수 있다.
• 날짜 및 시간 계산: 두 날짜 간의 차이 계산, 특정 날짜 이후 며칠 경과 확인 등의 날짜 계산이 가능하다.
• 데이터 검색 및 참조: 특정 조건에 맞는 값을 찾아서 자동으로 불러오는 작업도 할 수 있다.
• 통계 분석: 평균, 중앙값, 최빈값, 표준편차 등 다양한 통계적 처리를 수행할 수 있다.

이처럼 함수를 활용하면 수동으로 하던 반복작업을 자동화할 수 있고, 실수를 줄이며 작업 속도도 크게 향상된다.

 

3. 주요 사용하는 함수 이름과 뜻

엑셀에서 자주 사용하는 대표적인 함수들을 소개하면 다음과 같다:

• SUM: 지정한 범위의 값을 모두 더한다.
  =SUM(A1:A10) → A1부터 A10까지의 값을 모두 더함.
• AVERAGE: 지정한 범위의 평균값을 구한다.
  =AVERAGE(B1:B5) → B1~B5의 평균 계산.
• IF: 조건에 따라 다른 값을 출력한다.
  =IF(C1>=60, "합격", "불합격") → C1이 60 이상이면 ‘합격’, 아니면 ‘불합격’ 출력.
• VLOOKUP: 세로 방향으로 특정 값을 찾아 그에 대응하는 값을 가져온다.
  =VLOOKUP(검색값, 범위, 열번호, 정확도) 형태로 사용한다.
• HLOOKUP: VLOOKUP의 가로 버전으로, 행 기준 검색을 한다.
• COUNT: 숫자가 입력된 셀의 개수를 센다.
• COUNTA: 비어 있지 않은 셀의 개수를 센다.
• LEN: 문자열의 길이를 반환한다.
• LEFT, RIGHT, MID: 텍스트에서 왼쪽/오른쪽/가운데 일부 문자를 추출한다.
• NOW, TODAY: 현재 날짜나 시간을 출력한다.

이 외에도 MAX, MIN, ROUND, IFERROR, INDEX, MATCH, TEXT 등 다양한 함수가 있다. 필요에 따라 조합해서 쓰면 훨씬 강력하게 활용할 수 있다.

 

4. 함수를 섞어서 유용하게 쓸 수 있는 예시

엑셀 함수는 단독으로 사용할 수도 있지만, 함수끼리 중첩해서 더 복잡한 작업을 간단하게 처리할 수 있다.

다음은 자주 쓰이는 조합 예시들이다.

예시 1: IF + AND 함수

=IF(AND(B2>=60, C2>=60), "합격", "불합격")
→ B2와 C2가 모두 60 이상일 때만 ‘합격’을 표시.

예시 2: VLOOKUP + IFERROR 함수

=IFERROR(VLOOKUP(D2, A2:B10, 2, FALSE), "정보 없음")
→ VLOOKUP으로 값을 찾되, 값이 없을 경우 오류 대신 “정보 없음”을 출력.

예시 3: TEXT + NOW 함수

=TEXT(NOW(), "yyyy-mm-dd hh:mm")
→ 현재 날짜와 시간을 ‘연-월-일 시:분’ 형식으로 출력.

예시 4: SUM + IF 배열 함수

=SUM(IF(B2:B100="사과", C2:C100, 0))
→ B열에서 ‘사과’라고 되어 있는 행의 C열 값만 합산. (Ctrl+Shift+Enter로 배열 수식 적용 필요)

예시 5: INDEX + MATCH

=INDEX(B2:B10, MATCH("홍길동", A2:A10, 0))
→ A열에서 '홍길동'이라는 값을 찾아 그 행의 B열 값을 가져온다.
→ VLOOKUP보다 유연한 데이터 검색이 가능함.

이처럼 여러 함수를 조합하면 훨씬 더 유연하고 강력하게 데이터를 처리할 수 있다. 복잡해 보이지만 하나하나 익히다 보면 실무에서 매우 유용하게 쓸 수 있다.